MAKALAH MANAJEM EN PROYEK
Disusun
oleh:
Nama : RISMA
Stambuk : 201120207
Kalas : C
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI (STIE)
MUHAMMADIYAH PALOPO
2013
 |
KATA PENGANTAR
Puji syukur
saya panjantkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan segala rahmat,
taufiq dan hidayah –Nya atas karunianya pada masa lalu, saat ini, dan masa yang
akan dating atas tersusunnya tugas mandiri “
Manajemen
Proyek” ini. Tak lupa shalawat serta salam tercurahkan kepada Rasulullah
SAW beserta keluarga, sahabat dan para pengikutnya.
Penulis
mengucapkan banyak terimakasih kepada Dozen pengajar yang telah memberikan
ilmunya kepada siswa ,penulis juga mengucapkan terimakasih kepada pembaca
makalah ini karena saya menunggu pembaca untuk memberikan kritik dan saran atas
makalah ini apabila adakesalahan penulisan dalam makalah ini.
Masamba, 20 Desember 2013
RISMA
BAB I
PENDAHULUAN
Manajemen/pengelolaan
proyek (selanjutnya ditulis manajemen proyek saja) adalah suatu disiplin ilmu
pada era tahun 1950-an, Amerika bangsa yang pertama kali menggunakan ilmu
manajemen proyek. Henry Gantt dapat
dikatakan bapak dari ilmu manajemen proyek, dan namanya pun menjadi metode yang
digunakan, bernama “Gantt Chart”. Perlu diingat bahwa mempelajari Manajemen
Proyek itu tidak terlalu sulit, karena di dalamnya terdapat hal-hal yang
terbiasa dilakukan oleh manusia, hanya ditambahkan sedikit logika dan aturan
yang khusus. Sedangkan Proyek itu usaha yang harus dilakukan dari awal hingga
akhir pada suatu kejadian, yang mempunyai batasan waktu – anggaran – sumber
daya yang dibutuhi oleh pelanggan. Meski pada akhir tujuan dari adanya proyek
adalah untuk memuaskan pelanggan.
Maksudnya
begini, ketika ada suatu perusahaan besar maupun kecil me-manajemen proyek,
yang terpenting adalah waktu yang tepat dalam membuat dan memustuskan
prediksi, serta penggunaan sumber daya dan laporan dalam
penyampaian produk atas hasil dari proyek yang dijalankan.
Lalu
bagaimana kita mengetahui bahwa itu adalah “proyek”? Diperlukan
beberapa ciri-ciri/karakteristik dari proyek, yaitu: ada
sasaran/tujuan, memiliki rentang waktu/deadline,
waktu biaya dan syarat kerja yang lengkap, berurutan dari a hingga z, terkadang
merupakan sesuatu event/kejadian yang sebelumnya belum pernah dilakukan.
1.1. Latar Belakang
Sebagai
mahasiswa sistem informasi kita dituntut untuk memahami bagaimana manajemen
proyek sistem informasi itu agar ilmu ini bisa di implementasikan
dalam kehidupan nyata.
Untuk
mengetahui secara lebih jelas tentang manajemen proyek sistem informasi maka
selanjutnya akan dibahas lebih mendetail mulai dari pengertian hingga
metodologi umum pelaksanaan proyek sistem informasi.
1.2. Rumusan Masalah
a. Pengertian
manajemen, proyek dan manajemen proyek.
b. Kebijakan
dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi.
c. Metodologi
Umum Pelaksanaan Proyek Sistem Informasi ( Metode Generik).
1.3. Tujuan dan Manfaat
a. Untuk
mengetahui dan memahami pengertian-pengertian manajemen, proyek dan manajemen
proyek
b. Mengetahui
kebijakan dan perencanaan proyek sistem informasi.
c. Mengetahui Metodologi
Umum Pelaksanaan Proyek Sistem Informasi (Metode Generik).
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Pengertian
Manajemen, Proyek dan Manajemen Proyek
2.1.1 Pengertian
Manajemen
Manajemen
merupakan sebuah proses terpadu di mana individu-individu sebagai bagian dari
organisasi yang dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan
dan mengendalikan aktifitas-aktifitas, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran
yang telah ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan berjalannya
waktu. Agar proses manajemen berjalan
lancar, diperlukan sistem serta struktur organisasi yang solid. Pada organisasi
tersebut, seluruh aktifitasnya haruslah berorientasi pada pencapaian sasaran.
Organisasi tersebut berfungsi sebagai wadah untuk menuangkan konsep, ide-ide
manajemen. Jadi dapat dikatakan bahwa manajemen merupakan suatu rangkaian
tanggung jawab yang berhubungan erat satu sama lainnya.
Skill
apa sih yang harus di butuhkan bagi seorang Manajer Proyek?
Skill
yang dibutuhkan ada 4 titik, yaitu kepada Owner, User, Lingkungan, dan
Team. Maksudnya, ketika seorang manajer proyek berurusan dengan owner
(komisaris perusahaan) dapat memberikan informasi berupa biaya/budget dari segi
finansial, seta resiko ke depan yang akan dihadapi. Ketika berbicara dengan
user, dapat mengajak untuk menggunakan hasil dari proyek, baik melobi dan bujuk
rayu. Lalu ketika berbicara dengan team tentunya harus memiliki keahlian tehnis,
dapat mengarahkan, dan tentunya manajerial skill harus dimiliki. Terakhir
ketika berbicara dengan lingkungan dalam hal ini pemerintah/masyarakat sekitar,
dapat meminta persetujuan/izin akan adanya pengadaan proyek tersebut.
Manajer
proyek adalah seseorang yang memiliki tanggung jawab terbesar atas pelaksanaan
proyek. Pekerjaan utama dari manajer proyek adalah mengarahkan, mengawasi dan
mengendalikan proyek dari awal sampai selesai. Hal-hal
yang perlu dilakukan seorang manajer proyek adalah :
1.
Manajer proyek harus
mendefinisikan proyek, merinci proyek menjadi serangkaian tugas (tasks) yang
mudah dikelola, memperoleh sumberdaya yang dibutuhkan, dan membentuk tim kerja
untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.
2.
Manajer proyek harus
menetapkan tujuan akhir dari proyek dan memotivasi anggota tim kerja untuk
menyelesaikan proyek tepat waktu.
3.
Manajer proyek harus
menginformasikan kepada stakeholder tentang perkembangan pelaksanaan proyek
secara periodik.
4.
Manajer proyek harus
mengenali resiko yang mungkin terjadi dan meminimalkan dampak terhadap
penyelesaian proyek.
5.
Manajer proyek harus
beradaptasi terhadap perubahan-perubahan, karena tidak ada proyek yang 100%
berjalan sesuai dengan yang direncanakan.
Berkaitan
dengan tugas-tugas seorang manajer, maka area kemampuan yang perlu dimiliki
oleh seorang manajer adalah: kepemimpinan, manajemen orang (konsumen, suplier,
manajer dan kolega), komunikasi , negosiasi, perencanaan, manajemen kontrak,
pemecahan masalah dan berpikir kreatif. Banyak kesalahan terjadi dalam mengelola
sebuah proyek yang menyebabkan sering menjadi hambatan. Hambatan-hambatan
yang mungkin terjadi adalah:
1.
Komunikasi yang
tidak baik (Poor communication)
2.
Persetujuan yang tidak
jelas (Disagreement)
3.
Kesalahpahaman
(Misunderstandings).
4.
Suasana yang tidak
mendukung (Bad weather)
5.
Pemogokan kerja (Union
strikes)
6.
Konflik pribadi
(Personality conflicts)
7.
Manajemen yang tidak
baik (Poor management)
8.
Definisi sasaran dan
tujuan tidak jelas (Poorly defined goals and objectives)
Manajer
proyek yang baik tidak menghindari semua resiko, tetapi menyiapkan proses dan
prosedur standar untuk berusaha mencegah resiko yang mungkin terjadi seperti:
1.
Keterlambatan
penyelesaian proyek, pembengkakkan anggaran atau keingingan konsumen tidak
terpenuhi.
2.
Tidak konsisten antara
proses dan prosedur yang digunakan manajer proyek.
3.
Proyek tidak bermanfaat
dan membuang-buang waktu dan biaya.
4.
Tidak sinerginya faktor
internal dan eksternal yang mempengaruhi proyek.
2.1.2 Pengertian
Proyek
Proyek
merupakan suatu tugas yang perlu dirumuskan untuk mencapai sasaran yang
dinyatakan secara kongkrit serta harus diselesaikan dalam suatu periode
tertentu dengan menggunakan tenaga manusia dan alat-alat yang terbatas dan
begitu kompleks sehingga dibutuhkan pengelolaan dan kerjasama yang berbeda dari
yang biasanya digunakan.
Menurut DI
Cleland dan Wr. King (1987), proyek merupakan gabungan dari
berbagai sumber daya yang dihimpun dalam organisasi sementara untuk mencapai
suatu tujuan tertentu.
Selain
itu proyek juga:
Bertujuan
menghasilkan produk atau kerja akhir tertentu. Dalam proses mewujudkan produk tersebut
di atas, ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu. Bersifat
sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan
titik akhir ditentukan dengan jelas. Nonrutin, tidak berulang-ulang. Macam dan
intensitas kegiatan berubah sepanjang berlangsungnya proyek.
Timbulnya
suatu proyek antara lain dilatar belakangi oleh:
a) Rencana
pemerintah. Misalnya proyek pembangunan jalan.
b) Permintaan
pasar. Misalnya terjadi kenaikan permintaan suatu produk dalam jumlah
besar, maka perlu dibangun sarana produksi baru.
c) Dari dalam
perusahaan yang bersangkutan. Misalnya suatu perusahaan akan memperbarui
(modernisasi) perangkat, sistem kerja, atau sistem informasi yang lama agar
lebih mampu bersaing.
d) Dari kegiatan
penelitian dan pengembangan. Dari kegiatan penelitian dan pengembangan
diperkirakan dapat dihasilkan produk baru yang banyak manfaat dan peminatnya,
sehingga dibangun fasilitas produksinya.
Macam-Macam
Proyek:
Menurut
R.D Achibalt (1976), macam-macam proyek adalah sebagai berikut:
a. Proyek
Kapital (Modal). Meliputi: pembebasan tanah, pembelian material dan peralatan,
desain mesin, dan kostruksi guna pembangunan instalasi pabrik baru.
b. Proyek
pengembangan produk baru adalah kegiatan untuk menciptakan produk baru yang
biasanya merupakan gabungan antara proyek kapital dan proyek riset dan
pengembangan. Contoh : penemuan alat elektronik karaoke.
c. Proyek
penelitian dan pengembangan berupa kegiatan untuk melakukan penelitian dengan
sasaran yang ditentukan.
d. Proyek sistem
informasi adalah kegiatan yang sifatnya spesifik dengan mempergunakan alat-alat
pemrosesan data (data processing personal dan alat-alat lainnya).
e. Proyek yang
berkaitan dengan manajemen: perusahaan merancang reorganisasi, perusahaan
merancang program efisiensi, dan penghematan merancang diversifikasi.
2.1.3 Manajemen Proyek
Manajemen
proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan,
mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga
sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan. Suatu
pekerjaan rutin biasanya berlangsung secara kontinu, berulang-ulang dan
berorientasi ke proses. Sebagai suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang
rutin tidak dianggap suatu proyek.
Atau,
Manajemen
proyek adalah suatu cara mengelola, mengarahkan, dan mengkoordinasikan
sumber daya (manusia/material)disaat mulainya sebuah proyek hingga akhir untuk mencapai
suatu tujuan, yang dibatasi oleh biaya, waktu, dan kualitas untuk mencapai
kepuasan.
Pengelola
dalam sebuah proyek disebut sebagai Manajer Proyek. Manajer proyek bertanggung
jawab untuk mengatur dan mengawasi semua kegiatan pelaksanaan proyek, agar
sesuai dengan standar kualitas, biaya dan waktu. Dan tentunya selalu
bertanggung jawab untuk selalu berkomunikasi
dengan tim, atasan (owner), dan pelanggan (user).
Maksudnya manajer harus mampu memberikan contoh tehnik, mampu mengambil
keputusan yang tepat, dan pemimpin yang dapat memberikan informasi berupa
laporan kepada atasan.
Manfaat
manajemen proyek:
a) Mengidentifikasi
fungsi tanggung jawab
b) Meminimalkan
tuntutan pelaporan rutin
c) Mengidentifikasi
batas waktu untuk penjadwalan
d) Mengidentifikasi
metode analisa peramalan
e) Mengukur
prestasi terhadap rencana
f) Mengidentifikasi
masalah dini & tindakan perbaikan
g) Meningkatkan
kemampuan estimasi untuk rencana
h) Mengetahui
jika sasaran tidak dapat dicapai/terlampaui
Contoh
manajemen proyek diantaranya adalah: membangun sebuah stadion sepak bola,
megelola penelitian berskala besar, melaksanakan pembedahan transplantasi organ
tubuh, memasang lintas produksi, atau berjuang mendapatkan ijazah
strata satu di suatu perguruan tinggi.
Konsep
Manajemen Proyek:
Manajemen
proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia, masalah
dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan
penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan
dalam model kematangan kemampuan manajement manusia (a people management
capability maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan
organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah
dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan,
kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta
pengembangan tim.
Dasar-Dasar
Organisasional :
Organisasi
adalah sistem yang saling mempengaruhi dan saling bekerja sama antara orang
yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu
tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem maka
terdiri dari beberapa elemen yaitu:
a) orang, dalam
organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salah satunya ada yang
memimpin organisasi tersebut.
b) tujuan, dalam
organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangka pendek maupun
jangka panjang.
c) posisi, setiap
orang yang ada dalam suatu organisasi akan menempati posisi atau kedudukannya
masing-masing.
d) pekerjaan, setiap
orang yang ada dalam organisasi tersebut mempunyai pekerjaan (job)
masing-masing sesuai dengan posisinya.
e) teknologi,
untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan teknologi untuk membantu dalam
pengolahan data menjadi suatu informasi.
f) struktur,
struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan dan
hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.
g) lingkungan
luar, merupakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhi keberhasilan
suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang organisasi.
Prinsip-prinsip
organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja bagi setiap
orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan tujuan
yang telah disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi :
a) Tujuan
organisasi yang jelas
b) Tugas
yang dilakukan harus jelas
c) Pembagian
tugas yang adil
d) Penempatan
posisi yang tepat
e) Adanya
koordinasi dan integrasi
2.2. Kebijakan
dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi
Sistem
Informasi memiliki pengertian suatu sistem yang memiliki fungsi menghasilkan
informasi-informasi yang dibutuhkan pihak user. Komponen yang termasuk sistem
informasi meliputi infrastruktur hardware, Software dan ketersediaan sumber
daya manusia bidang teknologi informasi. Proyek sistem informasi mencakup
sebagian atau keseluruhan dari rangkaian aktivitas rekayasa pembangunan sistem
informasi.
Contoh-contoh
proyek sistem informasi:
a) Proyek
sistem informasi untuk mendukung pelaksanaan pemilu.
b) Proyek
pembangunan infrastruktur E-Government di Jawa Tengah.
c) Proyek
pengembangan sistem CRM (Customer Relationship Management) pada di PT Garuda.
d) Proyek
pembangunan sistem E-business pada PT. Global Jaya.
e) Proyek
penjualan elektronik (E-Commerce).
Beberapa
perbedaan karakteristik proyek sistem informasi dibandingkan dengan proyek bidang
lain adalah sebagai berikut :
a) Memiliki
tujuan untuk menghasilkan produk yang bersifat intangible (tidak dapat
diraba/perkirakan, tidak dapat dinyatakan secara jelas) seperti perangkat
lunak, database, jaringan yang sulit untuk mengukur nilai manfaat dari produk
tersebut.
b) Melibatkan
teknologi yang sangat cepat usang, karena perkembangan yang sangat cepat.
c) Membutuhkan
beragam sumber daya manusia dengan keahlian dan kompetensi yang beragam.
d) Ukuran yang
dijadikan standar sulit dibakukan, karena sulit mengukur kualitas yang
dimengerti berbagai pihak secara seragam.
Suatu
sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan
telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem
tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan
pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan
mendapat dukungan dari manajemen puncak tersebut.
Kebijakan
Sistem
Kebijakan
untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena
manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak
dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama mempunyai kelemahan
(masalah) perencanaan sistem menyangkut estimasi (penafsiran, perkiraan,
pendapat atau penilaian) sumberdaya (kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga
kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari : perencanaan jangka pendek
(periode 1–2 tahun) dan jangka panjang (periode sampai 5 tahun).
Perencanaan
sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem, departemen pengembangan
sistem atau depertemen pengolahan data.
Proses
Perencanaan Sistem
Proses
perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu :
1. Merencanakan proyek-proyek sistem
Tahapan
proses perencanaan sistem yaitu :
a) Mengkaji
tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan.
b) Mengidentifikasi
proyek-proyek sistem.
c) Menetapkan
sasaran proyek-proyek sistem.
d) Menetapkan kendala
proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu, umur ekonomis, peraturan yang
berlaku).
e) Menetukan
prioritas proyek-proyek sistem.
f) Membuat
laporan perencanaan sistem.
g) Meminta
persetujuan manajemen.
2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang
akan dikembangkan
Persiapan
ini meliputi :
a) Menunjuk team
analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang ada atau dari luar
perusahaan (konsultan).
b) Mengumumkan
proyek pengembangan sistem.
3. Mendefinisikan
proyek-proyek sistem yang dikembangkan
Melakukan
studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk
dikembangkan.
Tahapan
yang dilakukan yaitu :
a) Mengidentifikasi
kembali ruang lingkup dan sasaran proyek system.
b) Melakukan
studi kelayakan.
c) Menilai
kelayakan proyek system.
d) Membuat
usulan proyek system.
e) Meminta
persetujuan manajemen.
Perkiraan
Proyek Sistem Informasi
Sekarang
biaya merupakan elemen yang paling penting dan mahal dalam pengembangan sistem
berbasis komputer. Perkiraan biaya yang salah atau kurang tepat dapat
mengurangi keuntungan atau malah kerugian. Perkiraan biaya sistem informasi dan
usaha tidak dapat dihitung dengan tepat, karena banyak variabel (manusia,
teknikal, lingkungan) yang mempengaruhinya. Untuk mencapai perkiraan biaya dan
usah yang dapat diandalkan, digunakan pilihan sebagai berikut :
·
Memperkirakan waktu
yang paling lama dari pengerjaan proyek.
·
Perkiraan berdasarkan
pada proyek yang sama.
·
Menggunakan teknik
dekomposis.
·
Menggunakan satu atau lebih
model empiris.
Memperkirakan
waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan merupakan bagian yang paling sulit,
untuk itu butuh pengalaman dalam memperkirakan waktu yang diperlukan.
Penjadwalan tugas-tugas (kegiatan) dapat menggunakan :
1. Grafik
Gantt
Merupakan
suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas
(kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif
tugas-tugas yang dikerjakan.
2. Diagram
PERT (Program Evaluation and Review Techniques)
Suatu
program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang kemudian
dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan jadwal
yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah dijalankan.
Diagram
PERT lebih baik dari Gantt, karena :
a. Mudah
mengidentifikasi tingkat prioritas.
b. Mudah
mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-kegiatan kritis.
c. Mudah
menentukan waktu kendur.
d. Penjadwalan
proyek berbasis komputer.
Menggunakan
PC untuk membuat jadwal proyek lebih praktis dan menguntungkan. Contoh program
penjadwalan yaitu Ms Project, Symantec’s Timeline dan Computer Associates’
CA-Super Project. Proses pengembangan sistem informasi dikembangkan oleh
pelaku-pelaku yang dapat dikatagorikan dalam 5 kelompok :
a) Manajer
senior, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis dan
sangat berpengaruh pada proyek tersebut.
b) Manajer proyek
(teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan mengontrol
orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).
c) Praktisi,
adalah orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk mendapatkan
produk sistem informasi (program aplikasi).
d) Pelanggan, adalah
orang yang membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut.
e) Pengguna
akhir, orang yang berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang dikaitkan
dengan penggunaan produk.
Sedangkan
contoh Manajemen Proyek antara lain:
1.
Proyek pembuatan Robot
2.
Proyek Pembuatan
Website
3.
Proyek Pembuatan
Software
4.
Proyek Pembuatan
Aplikasi
5.
Dsb.
2.3. Metodologi Umum Pleaksanaan Proyek Sistem
Informasi (Metodologi Generik)
Pengembangan
sebuah sistem informasi dalam sebuah perusahaan dilakukan dengan pendekatan
manajemen proyek (project management). Lepas dari berbagai variasi
proyek-proyek teknologi informasi yang ada – seperti pembuatan aplikasi,
penerapan perangkat lunak, konstruksi infrastruktur jaringan, dan lain
sebagainya – metodologi yang dipergunakan secara umum adalah sama.
Setidak-tidaknya ada enam buah tahapan yang harus dilalui: perencanaan,
analisa, desain, konstruksi, implementasi, dan pasca implementasi.
Masing-masing konsultan atau para praktisi teknologi informasi biasanya
memiliki variasinya masing-masing yang secara prinsip tidak lepas dari keenam
langkah metodologi di atas.
Secara
umum, proyek-proyek sistem informasi dalam perusahaan atau organisasi dapat
dikategorikan dalam 3 kelompok besar.
a) Proyek yang
bersifat pembangunan jaringan infrastruktur teknologi informasi, menyangkut
hal-hal mulai dari pengadaan dan instalasi computer sampai dengan perencanaan
dan pengembangan infrastruktur jaringan LAN (Local Area Network) dan WAN
(Wide Area Network).
b) Implementasi
dari paket program aplikasi yang dibeli di pasaran dan diterapkan di perusahaan,
mulai dari software kecil seperti produk-produk retail Microsoft
sampai dengan aplikasi terintegrasi berbasis ERP, seperti SAP dan BAAN.
c) Perencanaan
dan pengembangan aplikasi yang dibuat sendiri secara khusus (customized
software), baik oleh internal perusahaan maupun kerja sama dengan pihak
luar seperti konsultan dan software house.
Lepas
dari perbedaan tersebut, secara garis besar ada 6 tahap yang bisa dijadikan
sebagai batu pijakan atau metodologi dalam melaksanakan aktivitas pengembangan
tersebut.
2.3.1. Tahap
Perencanaan
Tahap
perencanaan merupakan suatu rangkaian kegiatan semenjak ide pertama yang
melatarbelakangi pelaksanaan proyek ini didapat, pendefinisian awal terhadap
kebutuhan detail atau target yang harus dicapai dari proyek tersebut,
penyusunan proposal, penentuan metodologi dan sistem manajemen proyek yang
digunakan, sampai dengan penunjukan tim dan instruksi untuk mengeksekusi
(memulai) proyek yang bersangkutan. Biasanya ada dua pihak yang terlibat
langsung dalam proyek perencanaan ini yaitu :
a) Pihak yang
membutuhkan (demand side) eksistensi dari suatu sistem informasi, dalam
hal ini adalah perusahaan, lembaga, institusi atau organisasi yang
bersangkutan.
b) Pihak yang
berusaha menjawab kebutuhan tersebut (supply side) dalam bentuk
pengembangan teknologi informasi. Kelompok ini biasanya merupakan gabungan dari
para personel yang terkait dengan latar belakang ilmu dan pengetahuan yang
beragam (multidisiplin), seperti ahli perangkat lunak, analisis bisnis dan
manajemen, spesialis perangkat keras, programmer, sistem analis,
praktisi hukum, manajer proyek dan beberapa karakteristik SDM lain yang
terkait.
Dilihat
dari segi manajemen proyek sistem informasi, output yang harus dihasilkan tahap
perencanaan adalah berupa jadwal detail dari kelima tahapan berikutnya
menyangkut masalah waktu, target yang dapat disampaikan (deliverable),
personel yang bertanggung jawab, aspek-aspek keuangan dan hal-hal lain yang
berkaitan dengan pendayagunaan sumber daya yang dipergunakan dalam proyek. Sebagai
tambahan, standar-standar dan prosedur yang akan dipergunakan dalam melakukan
pengelolaan proyek pun harus jelas dan disepakati bersama oleh seluruh anggota
personel.
2.3.2 Tahap
Analisis
Secara
prinsip ada 2 aspek yang jadi fokus analisis, yaitu :
1.
Aspek bisnis atau manajemen
Analisis
aspek bisnis dimulai dengan mempelajari karakteristik perusahaan yang
bersangkutan, mulai dari aspek-aspek historis, struktur kepemilikan, visi,
misi, kunci keberhasilan usaha (critical success factors), ukuran
kinerja (performance measurements), strategi, program-program dan hal
terkait lainnya.
Tujuan
dilakukannya langkah ini :
a) Mengetahui
posisi atau peranan teknologi informasi yang paling sesuai dan relevan di
perusahaan (mengingat setiap perusahaan memiliki pandangan tersendiri dan unik
terhadap sumber daya teknologi yang dimiliki, yang membedakannya dengan
perusahaan lain).
b) Mempelajari
fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang akan berpengaruh
(memiliki damppak tertentu) terhadap proses desain, konstruksi dan
implementasi.
2.
Aspek teknologi
Analisis
aspek teknologi meliputi kegiatan-kegiatan yang bersifat menginventarisir aset
teknologi informasi yang dimiliki perusahaan pada saat proyek dimulai dengan
berbagai tujuan, antara lain :
a) Mempelajari
infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki perusahaan dan tingkat
efektivitas penggunaannya selama kurun waktu tersebut.
b) Menganalisis
kemungkinan-kemungkinan diperlukannya penambahan sistem di kemudian hari (system
upgrading) sehubungan akan diimplementasikannya teknologi baru.
Keluaran
dari proses analisis di kedua aspek ini adalah isu-isu (permasalahan) penting
yang harus segera ditangani, dianalisis penyebabnya, dampaknya bagi bisnis
perusahaan, beberapa kemungkinan scenario pemecahan dengan segala resiko cost/benefit (laba/rugi)
dan trade-off (tukar tambah), serta pilihan solusi yang
direkomendasikan. Sebelum memasuki fase desain, seluruh tim harus paham tentang
isu-isu ini dan memiliki komitmen untuk melanjutkan proyek yang ada ke tahap
berikutnya sesuai dengan skala prioritas yang telah ditentukan (setelah memilih
scenario yang disetujui bersama).
2.3.3.
Tahap Desain
Pada
tahap desain, tim teknologi informasi bekerja sama dengan tim bisnis atau manajemen
melakukan perancangan komponen-komponen sistem terkait. Tim teknologi informasi
akan melakukan perancangan teknis dari teknologi informasi yang akan dibangun,
seperti sistem basis data, jaringan computer, metode interfacing,
teknik konversi data, metode migrasi sitem dan sebagainya.
Model-model
umum seperti Flowchart, ER Diagram, DFD dan lain sebagainya dipergunakan
sebagai notasi umum dalam perancangan sistem secara teknis. Sementara itu
secara paralel dan bersama-sama tim bisnis atau manajemen akan melakukan
perancangan terhadap komponen-komponen organisasi yang terkait seperti prosedur
(SOP = Standar Operation Procedures), struktur organisasi,
kebijakan-kebijakan, teknik pelatihan, pendekatan SDM dan sebagainya. Tim ini
pun biasanya akan mempergunakan model-model umum seperti Porter’s Value
Chain, Bussiness Process Mapping, Strategic Distinction Model, BCG Matrix, dan
lain-lain. Jelas bahwa hasil tahap ini, yang berupa cetak biru rancangan
sistem, secara teknis dan secara manajemen akan dijadikan pegangan dalam proses
konstruksi dan implementasi komponen-komponen pada sistem informasi yang akan
dikembangkan.
2.3.4.
Tahap Konstruksi
Berdasarkan
desain yang telah dibuat, konstruksi atau pengembangan sistem yang sesungguhnya
(secara fisik) dibangun. Tim teknis merupakan tulang punggung pelaksana tahap
ini, mengingat semua hal yang bersifat konseptual harus diwujudkan dalam suatu
konstruksi teknologi informasi dalam skala detail.
Dari
semua tahapan yang ada, tahap konstruksi inilah yang biasanya paling banyak
melibatkan sumber daya terbesar, terutama dalam hal SDM, biaya, waktu. Control
terhadap manajemen proyek pada tahap konstruksi harus diperketat agar tidak
terjadi ketidakefisienan maupun ketidakefektifan dalam penggunaan beragam
sumber daya yang ada (yang secara tidak langsung akan berdampak langsung
terhadap keberhailan proyek sistem informasi yang diselesaikan secara tepat
waktu). Akhir dari tahap konstruksi biasanya berupa uji coba sistem.
Perbaikan-perbaikan bersifat minor biasanya harus dilakukan setelah adanya
masukan-masukan yang timbul setelah diadakannya evaluasi.
2.3.5.
Tahap Implementasi
Tahap
Implementasi merupakan tahap yang paling kritis karena untuk pertama kalinya
sistem informasi akan dipergunakan di dalam perusahaan. Biasanya, pendekatan
yang dipergunakan oleh perusahaan adalah pendekatan cut off dan
paralel.
a) Pendekatan cut
off atau big-bang adalah suatu strategi implementasi
yang memilih sebuah hari sebagai patokan dan terhitung mulai hari tersebut,
sistem baru mulai dipergunakan dan sistem lama ditinggalkan sama sekali.
b) Pendekatan
paralel dilakukan dengan cara melakukan pengenalan sistem baru sementara sistem
lama belum ditinggalkan, sehingga dua buah sistem berjalan secara paralel
(kedua sistem tersebut biasa disebut testing environment dan production
environment).
Pemilihan
terhadap kedua strategi tersebut tergantung pada perusahaan masing-masing,
karena masing-masing strategi implementasi memiliki keuntungan dan kerugian
yang berbeda. Lepas dari strategi yang dipilih, pemberian pelatihan (training)
harus diberikan kepada semua pihak yang terlibat sebelum tahap implementasi
dimulai. Selain untuk mengurangi resiko kegagalan, pemberian pelatihan juga
berguna untuk menanamkan rasa memiliki (sense of ownership) terhadap
sistem baru yang diterapkan, sehingga seluruh jajaran pengguna atau SDM akan
dengan mudah menerima sistem tersebut dan memeliharanya dengan baik di
masa-masa mendatang. Evaluasi secara berkala perlu dilakukan untuk menilai
kinerja sistem baru yang diterapkan dan untuk mengetahui isu-isu permasalahan
yang timbul. Tentu saja pemecahan masalah dalam tahap implementasi harus segera
dicari agar penggunaan sistem tersebut efektif.
Proyek
sistem informasi biasanya ditutup setelah tahap implementasi dilakukan. Namun ada
satu tahapan lagi yang harus dijaga manajemennya, yaitu tahap
pascaimplementasi.
2.3.6. Tahap
Pasca-implementasi
Dari
segi teknis, yang dimaksud dengan aktivitas-aktivitas pasca implementasi adalah
bagaimana manajemen pemeliharaan sistem akan dikelola (maintenance, supports
and services management). Seperti halnya sumber daya yang lain, sistem
informasi akan mengalami perkembangan dikemudian hari. Hal-hal seperti
modifikasi sistem, interfacing ke sistem lain, perubahan hak akses sistem,
penanganan terhadap fasilitas pada sistem yang rusak, merupakan beberapa contoh
dari kasus-kasus yang biasa timbul dalam pemeliharaan sistem. Di sinilah
perlunya dokumentasi yang baik dan transfer of knowledge dari pihak pembuat
sistem ke SDM perusahaan untuk menjamin terkelolanya proses-proses pemeliharaan
sistem. Tidak jarang terjadi peristiwa dimana perusahaan atau personel pembuat
sistem sudah tidakdiketahui lagi lokasinya setelah bertahun-tahun (mungkin
perusahaannya tutup, atau yang menangani sistem sudah pindah ke tempat kerja
lain). Bisa dibayangkan bagaimana perusahaan pemakai sistem terpaksa membuang
sistemnya (membuat sistem baru lagi) atau melakukan tambal sulam (yang secara
teknis sangat berbahaya karena tingkat integritas data yang buruk) akibat tidak
adanya dokumentasi teknis yang baik atau infrastruktur manajemen pemeliharaan
yang efektif.
Dari
segi manajemen, tahap pascaimplementasi adalah berupa suatu aktivitas, harus
ada personel atau divisi dalam perusahaan yang dapat melakukan perubahan atau
modifikasi terhadap sistem informasi sejalan dengan perubahan kebutuhan bisnis
yang teramat dinamis. Dengan kata lain, dalam era kompetisi sekarang,
perusahaan harus mampu berubah dengan sangat cepat. Sistem informasi atau
teknologi informasi yang secara teknis tidak dapat beradaptasi terhadap
perubahan kebutuhan bisnis perusahaan sudah selayaknya tidak mendapatkan tempat
yang baik. Apakah teknologi informasi di perusahaan-perusahaan dapat dengan
mudah mengikuti perubahan kebutuhan bisnis secara cepat? Jika belum, sudah
waktunya bagi pemimpin perusahaan untuk berbicara dengan departemen atau divisi
yang bertanggung jawab terhadap teknologi informasi perusahaan Anda. Dan
kenyataannya, sudah ada teknologi yang dapat menjawab kebutuhan ini, dan itu
sudah terbukti efektif. Tidak ada tempat bagi perusahaan modern pada tahun 2000
yang masih menggunakan pendekatan sistem informasi dan teknologi informasi
secara konservatif (bagi sebagian perusahaan besar di Indonesia pendekatan
tersebut masih dianggap sebagai pendekatan termodern).
Studi
kasus Proyek Pembuatan Software
Proses
pembuatan software tidak cukup hanya dikerjakan dalam waktu beberapa hari saja.
Ada beberapa tahapan yang harus dilalui dalam proses pembuatan software. Setiap
tahapan bisa memerlukan waktu cukup lama, bisa satu bulan, dua bulan, atau
bahkan satu tahun. Tahapan-tahapan itu yaitu : requirement (perencanaan dan
analisa), design (pembuatan), dan testing (pengujian dan pemeliharaan). Setiap
tahapan yang dilalui terdapat beberapa permasalahan-permasalahan yang timbul.
Pada
permasalahan ini akan dibahas beberapa permasalahan yang timbul dengan studi
kasus pembuatan software Sistem Informasi Akademik dan juga akan
dibahas solusi yang dapat diambil untuk mengatasi beberapa permasalahan
tersebut. Pembahasan permasalahan ini dibagi dalam setiap tahapan pembuatan
software.
a) Tahap
Requirement
Pada
tahap ini, kegiatan yamg paling banyak dilakukan adalah dengan melakukan
interaksi dengan user. Permasalahan dalam proses pembuatan software yang dapat
timbul pada tahap ini adalah :
1. Permasalahan
spesifikasi kebutuhan
Kebutuhan
akan fitur dan report yang diinginkan sering kali tidak sesuai dengan sistem
yang ada. Misalnya pada sistem Informasi Akademik, user menginginkan report
pembayaran SPP, sedangkan sistem ini hanya mengenai masalah akademik
perkuliahan.
2. Ketidak
sepahaman sistem antara developer dan user
Seringkali
antara developer dan user dikarenakan perbedaan pemahaman, terjadi ketidak
sepahaman mengenai alur Sistem Informasi Akademik, misalnya alur mulai dari
mahasiswa bayar SPP, daftar ulang, pengisian FRS, proses perkuliahan sampai
nilai akhir UAS keluar.
3. Metode
analisa sistem
Metode analisa
sistem yang digunakan oleh developer tidak sesuai dengan kondisi/ behaviour
user.
b) Tahap
Design
Pada
tahap ini, merupakan tahap yang dilakukan oleh developer. Permasalahan dalam
proses pembuatan software yang dapat timbul pada tahap ini adalah :
1. Metode
pembuatan software
Metode
dan tools yang digunakan hasilnya tidak optimal, sesuai dengan keinginan user.
2. Organisasi
pembuatan software
Tidak
adanya koordinasi pada saat proses pembuatan software, sehingga terjadi
modul-modul yang tidak dapat digabungkan. Misalnya tidak sesuainya nama tabel,
field, atau tipe data yang digunakan.
c) Tahap
Testing
Pada
tahap ini, merupakan tahap pengujian software yang dilakukan antara developer
dan user, dan diakhiri dengan pemeliharaan software. Permasalahan dalam proses
pembuatan software yang dapat timbul pada tahap ini adalah :
1. Perubahan
regulasi sistem
Adanya
perubahan regulasi sistem, misalnya perubahan evaluasi penilaian dari 5 tingkat
penilaian (A, B, C, D, E) menjadi 7 tingkat penilaian (A, AB, B, BC, C, D, E).
Hal ini menyebabkan perubahan tabel dan fieldnya.
2. Ketidaksesuaian
keinginan user dengan software yang telah dibuat
Pengujian
software yang dilakukan antara user dan developer tidak memenuhi keinginan
user.
3. Tidak
adanya Risk Management
Hal
ini menyebabkan tidak ada langkah-langkah yang akan dilakukan apabila terjadi
revisi ataupun pada masa garansi/ maintenance.
Untuk
mengatasi beberapa permasalahan tersebut diatas, perlu dilakukan analisa untuk
mendapat solusinya. Ada beberapa solusi yang dapat diambil, antara lain :
1. Membuat
dokumen kontrak antara developer dan user sebelum proses pembuatan software.
2. Perlu adanya
assessment pada saat survey data, wawancara, ataupun analisa data. Assessment
ini ditandangani kedua belah pihak, user dan developer.
3. Menggunakan
requirement tool untuk proses requirement sehingga dapat dihasilkan requirement
yang sesuai dengan kebutuhan user.
4. Menentukan
Proces Model yang akan digunakan pada awal proses pembuatan software, dapat
menggunakan waterfall model, RAD model, spiral model, atau model lainnya.
5. Membuat
project management pada proses pembuatan software dengan dikoordinasi seorang
penanggung jawab.
6. Menentukan
software programming untuk semua modul yang akan dibuat, termasuk tabel,
relasi, dan struktur data.
7. Membuat
dokumen Berita Acara Pengujian Software sehingga dapat dinilai tingkat
kepuasaan user terhadap software yang telah dibuat.
8. Developer
melakukan evaluasi total setiap selesai pembuatan software sebelum pengujian.
Solusi
yang lain secara teknis adalah membuat software Sistem Informasi Akademik yang
dinamis, dimana user dapat melakukan update sistem secara mandiri dan berkala
tanpa perlu berhubungan dengan developer kembali. Misalnya, membuat perubahan
evaluasi penilaian, evaluasi absensi, aturan penilaian, perubahan kurikulum,
dan sebagainya. Tetapi untuk membuat software Sistem Informasi Akademis yang
dinamis tersebut memerlukan waktu yang tidak sedikit dan juga membutuhkan biaya
yang cukup besar.
Maka
hal yang paling penting dilakukan dalam proses pembuatan software Sistem
Informasi Akademik adalah komunikasi yang intensif dan efektif antara user dan
developer, baik itu pada tahap requirement, design, maupun testing. Dengan
adanya komunikasi yang intensif dan efektif tersebut maka dapat diketahui
sampai seberapa jauh software dinamis yang dibutuhkan oleh user. Sehingga
tingkat kepuasan user dapat terjaga.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
1. Manajemen
merupakan sebuah proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari
organisasi yang dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan
dan mengendalikan aktifitas-aktifitas, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran
yang telah ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan berjalannya
waktu.
2. Menurut DI
Cleland dan Wr. King (1987), proyek merupakan gabungan dari berbagai sumber
daya yang dihimpun dalam organisasi sementara untuk mencapai suatu tujuan
tertentu.
3. Manajemen
proyek adalah suatu cara mengelola, mengarahkan, dan mengkoordinasikan
sumber daya (manusia/material)disaat mulainya sebuah proyek hingga akhir untuk
mencapai suatu tujuan, yang dibatasi oleh biaya, waktu, dan kualitas untuk
mencapai kepuasan.
4. Suatu sistem
informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan telebih
dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak
akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan
pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan
mendapat dukungan dari manajemen puncak tersebut.
5. Lepas dari
berbagai variasi proyek-proyek teknologi informasi yang ada – seperti pembuatan
aplikasi, penerapan perangkat lunak, konstruksi infrastruktur jaringan, dan
lain sebagainya – metodologi yang dipergunakan secara umum adalah sama.
Setidak-tidaknya ada enam buah tahapan yang harus dilalui: perencanaan,
analisa, desain, konstruksi, implementasi, dan pasca implementasi.
Daftar Pustaka
http://dya08
webmaster.blogspot.com/aspek-aspek-yang–mempengaruhi-manajemen-proyek.html
